معرفی واحد
دبیرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره امور دفتري سازمان را بر اساس روش‌هاي تدوين شده و معين عهده دار گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي‌دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردش نامه‌هاي وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مي‌نمايد.
دبيرخانه و دفاتر مديريتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظيفه می نمايند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سيستم امور دفتری و گردش نامه های اداری می باشد.
بایگانی عبارتست از فن اداره ، نظارت و حفاظت اسناد و مدارك سازمان به منظور نگهداري و مراجعه همچنين فن طبقه بندي ، تنظيم و نگاهداري و حفاظت اسناد و مدارك است بر طبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه ، نيروي انساني و وقت ، بتوان به آن اسناد دست يافت .
كليه سياستها ، خط مشي ها ، روش ها و رويه ها ، به طريقي در بايگاني انعكاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز مورد استفاده قرار گيرند.
فرآیندهای کاری
طيبه اسماعيل زاده: مسئول دبيرخانه و بايگاني اداري
كنترل كليه نامه‌هاي وارده، صادره، داخلي، امور تايپ و ساير وظايف محوله بر امور ارجاع نامه‌ها به واحد يا افراد اقدام كننده نامه‌ها و مطالعه دقيق متن نامه‌هاي وارده ( به استثناي نامه‌هاي محرمانه) و اطلاع از واحد و يا شخص اقدام كننده آن و همچنين نظارت بر امور بايگاني ، رابط اتوماسيون
مليحه هرمزي: متصدي امور دفتري
ثبت و شماره زدن و ارجاع نامه های وارده و صادره داخلی و خارجی. انجام امور مرتبط با کارتابل ( از قبیل ارجاع ، ثبت و ... ) . جستجوی نامه ها و پیدا کردن سوابق ، اسکن کلیه نامه ها ، جوابگویی به ارباب رجوع
مريم زحمتكش: متصدي امور دفتري
ثبت و شماره زدن و ارجاع نامه های وارده و صادره داخلی و خارجی . انجام امور مرتبط با کارتابل ( از قبیل ارجاع ، ثبت و ... ) . جستجوی نامه ها و پیدا کردن سوابق اسکن کلیه نامه ها ، جوابگویی به ارباب رجوع
فرزانه اكبرزاده : متصدي امور دفتري
ثبت مشخصات و تایپ نامه ها . پرینت نامه های ارجاع شده و نامه های مرتبط به ارباب رجوع ، ارجاع نامه ها، امور مرتبط با کارتابل ( از قبیل ارجاع ، پرینت ، ثبت و ..) جوابگویی به ارباب رجوع . تایپ سایر موارد ارسالی از واحدهای مربوطه
سيد احمد موسوي: متصدي امور دفتري
تفکیک نامه ها و ارسال نامه به خارج از بیمارستان ، انجام فاکس ، جوابگویی به ارباب رجوع
آقاي حسن شاه ميرزايي: متصدي امور دفتري
تفکیک و ارسال نامه ها ، بخشنامه ها ، احکام و کلیه نامه های مرتبط به داخل بیمارستان
آقاي احمد ايماني نژاد: نامه رسان
ارسال نامه های داخلی به کلیه بخشها – احکام و مجله – نامه های پستی – ارسال ابلاغیه های دادگاه ها به پرسنل و پزشکان
آقاي مرتضي خواجه ئيان: نامه رسان
ارسال نامه های دوایر، کارپردازی، حسابداری درامد و اسناد پزشکی و کپی و ارسال نامه ها به خارج از بیمارستان
خانم نسيم سجادي: سرپرست و بايگان
انجام امور بايگاني پرونده هاي شركتي و اداري
خانم مهين ناجي قائنی نژاد: بايگان
انجام امور بايگاني پرونده هاي پرسنلي
خانم الهام رجبي رهنی: بايگان
انجام امور بايگاني پرونده هاي اداري
آقاي عليرضا موسوي حصار: بايگان
انجام امور بايگاني پرونده هاي پرسنلي و هيئت علمي
